ACCREDITAMENTO E ATTIVAZIONE ACCOUNT

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Sono già accreditato alla piattaforma Medcap per altro progetto, è necessario ripetere il processo di accreditamento?

No. Verrà inviata una mail con l’attivazione dell’account per il progetto HALT-4.

 

Come devo compilare il form per l’autorizzazione?

È disponibile un template compilato sul nostro sito: link. L’autorizzazione è valida per 5 anni. Prestare attenzione che al campo "Department" sia selezionato "Dipartimento di Scienze della Sanità Pubblica e Pediatriche" dal menù a tendina e ad inserire nel campo "to process data under the research project (title of the study)" la dicitura "HALT-4".

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Come mai non ho ancora ricevuto la mail di attivazione del mio account MEDCap, nonostante abbia già effettuato il corso online ed abbia già inviato i 2 attestati richiesti?

È necessario controllare la mail con cui siete stati registrati alla piattaforma MedCAP, la quale ci è stata comunicata dalla Vostra Regione/PA (di solito è la Vostra mail istituzionale). Provate a guardare anche nello spam.

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Con quali credenziali è possibile l'accesso alla Piattaforma MEDCap? 

Per l'accesso alla Piattaforma MEDCap saranno necessari un nome utente ("Username", corrispondente alla mail usata in fase di registrazione) e una Password che dovrete procedere ad impostare dal link contenuto nella mail di comunicazione di attivazione dell'account.

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ARRUOLAMENTO​

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Quali schede compilare?

​I dati vengono raccolti utilizzando due schede:​

• Nell’Allegato 1 – Scheda struttura raccoglie informazioni generali, dati del denominatore (dati demografici, fattori di rischio e indicatori di carico assistenziale per l'intera popolazione della LTCF) e informazioni sull'assistenza medica e sul coordinamento, sulle politiche antimicrobiche e sulle pratiche di IPC nella LTCF. Questi dati saranno utilizzati per analisi descrittive delle LTCF partecipanti e della loro popolazione, al fine di apportare gli opportuni aggiustamenti al case-mix delle LTCF, durante le analisi comparative a livello regionale, nazionale ed europeo

• L’Allegato 3 – Scheda residente va compilata per ogni ospite che riceve almeno un antimicrobico e/o presenta almeno una ICA attiva nel giorno della sorveglianza.

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Cosa contengono gli altri allegati?​

• L’Allegato 2 – Scheda reparto: ha lo scopo di facilitare la raccolta dei “dati del denominatore” dalla popolazione della LTCF nel giorno della PPS e il loro successivo inserimento nella scheda di struttura; i dati raccolti in questa scheda non devono essere caricati sulla piattaforma. Il personale addetto alla raccolta dei dati deve rilevare informazioni su ogni residente che si trova a tempo pieno nella struttura, presente nel reparto alle ore 8:00 e non dimesso al momento della sorveglianza (figura 6 protocollo). Una volta raccolti questi dati per tutti i reparti della struttura, il personale addetto alla raccolta dei dati può sommare i denominatori di ciascun reparto (Figura 7 protocollo) e trasferire questi totali sulla scheda di struttura (Figura 2 protocollo). Le strutture che non hanno reparti diversi possono compilare una singola scheda reparto.

• L’Allegato 4 - Definizioni di caso di infezione, da utilizzare per identificare le ICA attive nei residenti

• L’Allegato 5 – Elenco codici microrganismi può essere consultato durante la compilazione della scheda dei residenti, per identificare i codici appropriati dei microrganismi rilevati e i loro profili di resistenza antimicrobica

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Non è possibile cancellare un record una volta salvato in Piattaforma se non mandando una mail con la richiesta al Dipartimento di Scienze della Sanità Pubblica e Pediatriche dell'Università di Torino.

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I termini per la rilevazione dei dati sono rispettivamente fissati al 30 Giugno 2024 per le Strutture concorrenti al campione ECDC e al 31 Luglio 2024 per le restanti.

I termini per il caricamento dei dati sono rispettivamente fissati al 31 Agosto 2024 per le Strutture concorrenti al campione ECDC e al 30 Settembre 2024 per le restanti.

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SCHEDA DI STRUTTURA–MODULO A

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Cos’è il numero identificativo della struttura?

È codice identificativo della LTCF, assegnato dal referente regionale.

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Cos’è il codice residente?

É un codice unico per ogni residente, assegnato casualmente e automaticamente dalla piattaforma. I responsabili del caricamento dei dati a tenere traccia in quanto questo sarà l’unico modo di risalire al residente a partire dal codice. La sorveglianza non prevede la creazione di un database per mantenere traccia della corrispondenza tra codice e residente e in particolare non è previsto il trasferimento di tali informazioni per via telematica né il loro salvataggio in remoto. I dati identificativi del residente non possono essere inseriti sulle schede di raccolta dati e non è previsto che vengano caricati sulla piattaforma per la raccolta dati, la quale prevede solo la raccolta di dati pseudonimizzati.

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Cos’è il numero identificativo di struttura?

È un codice identificativo di struttura assegnato dal referente regionale a ogni LTCF arruolata della rispettiva Regione/P.A. Le strutture partecipanti non saranno, pertanto, identificabili da altre strutture/persone, poiché il report e le presentazioni useranno solo tali codici e mai i nomi delle strutture.

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Cosa viene considerato come numero totale camere destinate ai degenti?

È la somma di tutte le camere dei residenti, comprese le camere singole e le camere a più letti e dalla quale vanno escluse le aree pubbliche, i locali di servizio,ecc. La somma delle camere della struttura destinate all'occupazione singola (ad es.camere con un solo letto) andranno ulteriormente specificate alla voce numero totale di CAMERE SINGOLE DESTINATE AI DEGENTI. In quest’ultimo caso una camera condivisa dai partner non deve essere considerata una camera a occupazione singola.

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I residenti in regime di Continuità Assistenziale a Valenza Sanitaria (CAVS) e Dimissioni Protette (DP) devone essere considerati nella selezione dei residenti eleggibili?

No e i loro letti non vanno conteggiati nella somma dei letti disponibili nella LTCF.

 

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SCHEDA DI STRUTTURA–MODULO B

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Cosa si intende per letti e letti occupati?

• Si intende per “letti” il numero totale di letti per residenti nella LTCF, sia occupati che non occupati.

       N.B. I letti condivisi dai partner devono essere conteggiati come due letti.

• Per “letti occupati” viene inteso il numero totale di posti letto occupati dai residenti nel giorno della sorveglianza: questo dato comprende anche i posti letto occupati da residenti assenti il giorno della sorveglianza per ricovero ospedaliero, vacanza, visita ai familiari, ecc.

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SCHEDA DI STRUTTURA–MODULO C

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Chi è il medico coordinatore?

È un medico interno alla struttura che coordina le attività mediche e la standardizzazione di buone pratiche/politiche cliniche.

Cosa si intende per ciclo completo di vaccino anti SARS-CoV-2?

 

Cosa si intende per ciclo vaccinale completo?

Il ciclo vaccinale completo comprende il ciclo primario (due dosi di vaccino bidose o una dose di vaccino monodose) + una dose di richiamo contro il SARS-CoV-2 (come da indicazioni del Ministero della Salute).

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SCHEDA REPARTO (ALLEGATO 2)

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Come si compilano le tabelle in figura 6,7,8?

• La figura 6 va compilata SOLO se il residente soddisfa i criteri di eleggibilità:

  • vive a tempo pieno nella struttura,

  • è presente alle ore 8:00 e

  • non è stato dimesso al momento della sorveglianza (vedere la sezione 3.2.2 “Criteri di ammissibilità per i residenti”);

• utilizzare una riga per ogni residente eleggibile;

• completare le colonne da 1 a 11b apponendo una "X" se è presente il fattore di rischio o l'indicatore di carico assistenziale;

• sommare le "X" di ogni colonna;

• riportare i totali di ogni colonna in una tabella riassuntiva simile a quella proposta in Figura 7;

• sommare i totali delle tabelle riassuntive di ogni reparto e riportare i totali nella parte B (dati del denominatore) della scheda di struttura (Figura 2) - le strutture che non hanno reparti diversi possono riportare nella scheda di struttura direttamente i totali della singola scheda riassuntiva;

• se un residente ha una "X" nelle colonne 10 e/o 11b (cioè sta assumendo una terapia antimicrobica per via sistemica e/o ha almeno un’ICA nel giorno dell'indagine), compilare una scheda residente corrispondente (Allegato 3) e tenere traccia del codice assegnato dalla piattaforma per il caricamento dei dati su un modulo simile a quello proposto in Figura 8.

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SCHEDA RESIDENTE (ALLEGATO 3)

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La scheda deve essere compilata per ciascun residente che:

assume almeno un antimicrobico per via sistemica il giorno della PPS (vedere la sezione 4.6.2 "Dati sull'uso degli antimicrobici");

E/O

presenta almeno una ICA attiva il giorno della PPS (vedere la sezione 4.6.3 "Dati sulle infezioni correlate all’assistenza (ICA)").

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Cosa si intende per “Codice residente”?

Per codice residente si intende il codice univoco assegnato al residente dalla piattaforma per l’inserimento dei dati. Si invitano i responsabili del caricamento dei dati a tenere traccia del codice assegnato a ciascun residente su supporto cartaceo conservato in struttura, eventualmente utilizzando una tabella simile a quella proposta in Figura 8.

 

Nel campo “Ricovero in ospedale negli ultimi tre mesi” quali ricoveri devono essere presi in considerazione per la compilazione?

Devono essere presi in considerazione solo i ricoveri in ospedali per acuti con almeno un reparto di medicina o chirurgia, ove il residente è rimasto ricoverato per almeno una notte.

 

Cosa si intende per “Intervento chirurgico”?

Per intervento chirurgico si intende una procedura in cui viene praticata un'incisione - non solo una puntura di ago - con interruzione della mucosa e/o della cute, compresi gli approcci laparoscopici; l'intervento non deve necessariamente avvenire in sala operatoria, ma può avvenire anche in sale di radiologia interventistica, sale di cateterismo cardiaco, sale endoscopiche, ecc.

N.B.: L'agobiopsia (FNAB/FNAC-Fine Needle Aspiration Biopsy/Cytology) è da considerarsi intervento chirurgico.

 

Cosa si intende per “Catetere urinario”?

Per catetere urinario si intende qualsiasi sistema di tubi inserito nel corpo per drenare e raccogliere l'urina dalla vescica. I cateteri esterni che non drenano l'urina direttamente dalla vescica - ad es. il catetere condom - non devono essere inclusi.

 

Cosa si intende per “Catetere vascolare”?

Per catetere vascolare si intende qualsiasi sistema di tubi inserito nel corpo per accedere al sistema vascolare venoso o arterioso (comprese le fistole arterovenose).

 

Cosa si intende per “Incontinenza urinaria e/o fecale”?

Per incontinenza urinaria e/o fecale si intende la mancanza di controllo degli sfinteri della vescica o dell'intestino, con conseguente perdita incontrollata di urina e/o feci e necessità di utilizzare il pannolone (durante il giorno e/o la notte). Un residente con catetere urinario non deve essere considerato incontinente per l'urina.

 

Quali gradi di “Lesioni da pressione” devono essere presi in considerazione per la compilazione?

Devono essere presi in considerazione tutti i gradi di lesioni da pressione, compreso l’eritema fisso - il grado più basso di lesione da pressione - caratterizzato da discolorazione della cute intatta non influenzato dalla leggera pressione delle dita.

 

Cosa si intende per “Altre ferite”?

L’espressione “Altre ferite” fa riferimento a tutte le ferite diverse dalle lesioni da pressione, compresi: ulcere alle gambe, ferite traumatiche o chirurgiche, cateteri per la dialisi sovrapubica e peritoneale, siti di inserzione per PEG, tracheostomia, urostomia, colostomia.

 

Per il campo “Mobilità” specificare se il residente:

deambula (è in grado di camminare da solo con o senza bastoni, stampelle, deambulatori, ecc.), se ha bisogno di una sedia a rotelle per muoversi oppure se è allettato.

 

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Come proseguire la compilazione?

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Se nel giorno dell’indagine, il residente:

    - RICEVE ALMENO UN ANTIMICROBICO SISTEMICO: COMPLETARE LA PARTE A

             Questo include:

-residenti a cui sono somministrati antimicrobici a scopo profilattico

OPPURE

-residenti a cui sono somministrati antimicrobici a scopo terapeutico

 

   - PRESENTA UN’INFEZIONE CONFERMATA O PROBABILE: COMPLETARE LA PARTE B

             Questo include:

-residenti con una o più infezioni

E

-residenti a cui non sono somministrati antimicrobici

 

   - RICEVE ALMENO UN ANTIMICROBICO SISTEMICO E PRESENTA UN’INFEZIONE CONFERMATA O PROBABILE: COMPLETARE PARTE LA A + LA PARTE B

             Questo include:

-residenti con una o più infezioni

E

-residenti a cui sono somministrati antimicrobici oggi (indipendentemente dal fatto che questo sia correlato o meno con lo stesso sito di infezione)

OPPURE

residenti i cui segni/sintomi di un’infezione si sono risolti ma essi sono sottoposti a terapia antimicrobica per la stessa infezione

 

 

PARTE A: USO ANTIMICROBICO

 

È necessario raccogliere le informazioni richieste per ogni agente antimicrobico ricevuto dal residente il giorno dell'indagine.

In particolare:

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per il campo “Nome dell'antimicrobico”, inserire il nome generico della molecola (che verrà in automatico associato al relativo codice ATC5).

I seguenti agenti antimicrobici devono essere inclusi se la loro via di somministrazione è orale, parenterale (endovenosa, intramuscolare, sottocutanea), inalatoria o rettale:

• antibatterici (livello ATC J01), antimicotici (J02) e antimicotici (D01BA) per uso sistemico;

• antibiotici utilizzati come antinfettivi intestinali (A07AA);

• antiprotozoari derivati da nitroimidazoli (P01AB);

• antimicobatteri (J04) se utilizzati per il trattamento dei micobatteri, compresa la tubercolosi, o come trattamento di riserva per i batteri multiresistenti;

• antivirali per COVID-19: PF-07321332/ritonavir/nirmatrelvir (Paxlovid™), regdanvimab (Regkirona™), casirivimab/imdevimab (Ronapreve™), remdesivir (Veklury™), sotrovimab (Xevudy™), molnupiravir (Lagevrio™), tixagevimab/cilgavimab (Evusheld™).

Devono essere esclusi i seguenti agenti antimicrobici:

• agenti antivirali per uso sistemico (J05) (diversi da antivirali per COVID-19);

• agenti antimicrobici per uso topico;

• agenti antisettici.

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Nel campo “Data di fine/revisione del trattamento” riportare, come da cartella clinica o infermieristica del residente, la data finale di somministrazione degli agenti antimicrobici (data di fine) o la data di revisione del trattamento antimicrobico da parte del prescrittore (data di revisione).

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Nel campo “Tipo di trattamento” inserire quale sia l’indicazione all’uso di antimicrobici scegliendo tra:

•  Profilattico: agenti antimicrobici prescritti per prevenire un'infezione (il residente non presentava segni/sintomi di infezione al momento della prescrizione degli agenti antimicrobici);

•  Terapeutico: agenti antimicrobici prescritti per trattare un'infezione (il residente presentava segni/sintomi di infezione al momento della prescrizione del trattamento. Devono essere presi in considerazione sia i trattamenti empirici, cioè con inizio del trattamento prima che sia noto l'agente patogeno, sia i trattamenti mirati, cioè con la conoscenza dell'agente patogeno, microbiologicamente documentati).

 

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PARTE B: ICA

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Quando posso considerare attiva un’ICA?

Un’infezione correlata all’assistenza si definisce attiva quando: 

al momento dell’indagine sono presenti SEGNI/SINTOMI di nuova insorgenza o peggiorati acutamente

oppure SEGNI/SINTOMI erano presenti nei 14 giorni precedenti l’indagine ed il paziente si trova ancora in trattamento per tale infezione nel giorno del PPS. In entrambi i casi è necessario che l’insorgenza della sintomatologia si sia verificata più di 48 ore (cioè dal terzo giorno in poi) dopo l’ammissione del residente nella LTCF attuale.

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Quando posso considerare attiva un’infezione da COVID-19?

E’ necessario distinguere il caso COVID-19 a seconda della presenza o meno di sintomi.

Se il paziente risulta essere SINTOMATICO: l’insorgenza di sintomi deve essersi verificata più di 48 ore (cioè dal terzo giorno in poi) dopo che il paziente è entrato nell’attuale LTCF e deve essere sempre accompagnata dalla conferma di un test diagnostico documentato, sia esso antigenico o molecolare.

Se il paziente è ASINTOMATICO, il primo test positivo, sia esso antigenico o molecolare, deve essere stato registrato entro i 14 giorni precedenti l’indagine. Nel caso in cui il test sia stato effettuato prima ancora dei 14 giorni, non è necessario registrare l’ICA del paziente.
 

Quali sono le eccezioni che devo considerare per la definizione di ICA?

 

• INFEZIONI DEL SITO CHIRURGICO. Se nel giorno dell’indagine sono presenti SEGNI/SINTOMI di infezione della pelle o di una ferita, è sempre necessario verificare che non si tratti di una conseguenza di un intervento chirurgico precedente. Pertanto se tali SEGNI/SINTOMI si verificano entro 30 giorni da un intervento senza impianto o entro 90 giorni da uno con impianto, saranno ascrivibili ad un’infezione del sito chirurgico e NON DOVRANNO essere registrati come ICA.

 

• Nel caso in cui venga identificato un Clostridium Difficile, è sempre necessario considerare l’insorgenza dei SEGNI/SINTOMI: se è avvenuta entro 28 giorni da un soggiorno in una qualsiasi altra struttura sanitaria (es. ospedale o altra LTCF) NON DOVRA’ essere registrata come ICA in quanto non acquisita nella attuale LTCF.

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I sintomi cronici devono essere considerati come ICA?

Nel caso in cui il paziente presenti sintomi cronici quali tosse o urgenza urinaria, tali sintomi non devono essere considerati come associati ad un’infezione a meno che non vi sia un peggioramento acuto o l’insorgenza di altri che facciano porre il sospetto di un’infezione in corso. E’ necessario comunque sempre prendere in considerazione tutte le possibili cause NON infettive prima di formulare una diagnosi di infezione.

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Quale codice infezione devo usare nel caso specifico?

Per registrare correttamente l’ICA del paziente, è possibile utilizzare gli algoritmi decisionali presenti nell’allegato 4 (DEFINIZIONI DI CASO) per definirne la tipologia e consultare i codici delle infezioni correlate all’assistenza che si trovano al punto 4.6.6 del protocollo (pagine 45 e 46).

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Quando posso utilizzare i codici infezione relativi al COVID-19?

Nel caso in cui il paziente presenti un test diagnostico positivo per COVID-19, sia esso antigenico o molecolare, sarà possibile utilizzare 3 differenti codici di infezione a seconda delle condizioni cliniche dello stesso: COV-ASY (asintomatico), COV-MM (leggera/moderata), COV-SEV (severa) per cui si rimanda all’ALLEGATO 4 (DEFINIZIONI DI CASO) per i criteri specifici.

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Quando utilizzare il codice OTHER?

Nel caso in cui il paziente presenti SEGNI/SINTOMI di infezione ma questi non rientrino tra i criteri di nessun codice disponibile (vedasi “ALLEGATO 4_DEFINIZIONI DI CASO”) , sarà necessario registrare l’infezione con il codice “OTHER” e fornire un commento con ulteriori informazioni relative al tipo di infezione.

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Quale data di insorgenza devo inserire per l’ICA?

Nel caso in cui il paziente presenti un’ICA è necessario definirne la data di insorgenza. Se in cartella clinica è presente la data di insorgenza dei primi SEGNI/SINTOMI relativi all’ICA, potrà essere utilizzata quest’ultima altrimenti, nel caso in cui non sia nota, è possibile registrare la data in cui è stato iniziato il trattamento per questa ICA oppure quella in cui è stato prelevato il primo campione diagnostico.

Nel caso in cui non sia stato ancora iniziato alcun trattamento o prelevato alcun campione, stimare una data di insorgenza approssimativa in base alle informazioni disponibili.

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Come è possibile compilare il campo “nome del microrganismo”?

Nel caso in cui sia presente un’ICA, sarà necessario compilare la parte apposita nella SCHEDA RESIDENTE, in cui tra le informazioni richieste sarà presente il campo “NOME DEL MICROORGANISMO ISOLATO”.

Se è stato identificato un microorganismo, è possibile compilare il campo con il codice corrispondente che potrete trovare nell’ALLEGATO 5 (CODEBOOK) in cui sono elencati tutti i microorganismi in ordine alfabetico.

Nel caso in cui invece non sia stato isolato alcun microorganismo, il campo NON DEVE essere lasciato vuoto ma sarà necessario compilarlo usando uno dei seguenti codici a seconda della situazione specifica:

• NOEXA: non è stato prelevato alcun campione diagnostico, né è stato effettuato alcun esame microbiologico;

• NA: è stato eseguito un esame microbiologico ma i risultati non sono (ancora) disponibili o non sono reperibili al momento dell’indagine;

• NONID: è stato effettuato un esame microbiologico ma il microorganismo non può essere classificato correttamente;

• STERI: è stato eseguito un esame microbiologico ma è risultato negativo (ad esempio coltura negativa).

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Per quali microrganismi è possibile compilare il campo relativo alle resistenze antimicrobiche?

Nel caso in cui venga compilato il campo “NOME DEL MICROORGANISMO ISOLATO” con codici corrispondenti ad alcuni specifici microrganismi, sarà necessario poi compilare anche il successivo campo “ANTIBIOTICI TESTATI E RESISTENZE”.

Di seguito un elenco di antibiotici per cui è richiesto il profilo di resistenza e i microorganismi corrispondenti (per i cui codici si rimanda all’ALLEGATO 5_CODEBOOK):

 

• OXACILLINA (OXA): Staphylococcus aureus (STAAUR);

 

• GLICOPEPTIDI (GLY): Staphylococcus aureus (STAAUR), Enterococcus spp. (ENCFAE, ENCFAI, ENCNSP, ENCOTH);

 

• CEFALOSPORINE DI 3A GENERAZIONE (C3G):

Escherichia Coli (ESCCOL);

Klebsiella spp. (KLEAER, KLEOXY, KLEPNE, KLENSP, KLEOTH);

Enterobacter spp. (ENBAER, ENBAGG, ENBCLO, ENBGER, ENBSAK, ENBNSP, ENBOTH);

Proteus spp. (PRTMIR, PRTNSP, PRTOTH, PRTVUL);

Citrobacter spp. (CITFRE, CITDIV, CITNSP, CITOTH);

Serratia spp. (SERLIQ, SERMAR, SERNSP,SEROTH);

Morganella spp. (MOGSPP).

 

• CARBAPENEMI (CAR):

Escherichia Coli (ESCCOL);

Klebsiella spp. (KLEAER, KLEOXY, KLEPNE, KLENSP, KLEOTH);

Enterobacter spp. (ENBAER, ENBAGG, ENBCLO, ENBGER, ENBSAK, ENBNSP, ENBOTH);

Proteus spp. (PRTMIR, PRTNSP, PRTOTH, PRTVUL);

Citrobacter spp. (CITFRE, CITDIV, CITNSP, CITOTH);

Serratia spp. (SERLIQ, SERMAR, SERNSP,SEROTH);

Morganella spp. (MOGSPP);

Pseudomonas aeruginosa (PSEAER);

Acinetobacter baumannii (ACIBAU).

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Quali sono i codici di suscettibilità antimicrobica che possono essere utilizzati nel campo “ANTIBIOTICI TESTATI E RESISTENZE”?

Tra le modifiche al protocollo che sono state adottate nell’HALT-4, si trova anche quella relativa alle etichette dei codici di suscettibilità antimicrobica che si è allineata alla nuova terminologia (EUCAST- Comitato Europeo sui test di sensibilità antimicrobica).

Nella fattispecie sarà possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

• S: suscettibile a regime di dosaggio standard;

• I: suscettibile ad esposizione aumentata (ex intermedio);

• R: resistente.